Création et gestion des groupes

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Introduction

Les administrateurs peuvent créer et gérer des groupes d’utilisateurs Domo. Utilisez les groupes pour accorder l’accès à un contenu spécifié à tous les membres du groupe. Par exemple, vous pouvez créer un groupe « Marketing » dont les membres ont accès aux cartes liées au marketing. Vous pouvez également créer des groupes dynamiques dans lesquels l’adhésion est déterminée automatiquement selon que les personnes remplissent ou non des critères spécifiés. Ces critères peuvent inclure des attributs. Découvrez les Attributs. Par exemple, un groupe dynamique « Marketing » inclut tous les membres du service Marketing ayant le titre de « responsable ». Si un responsable marketing quitte l’organisation et est remplacé par un nouveau responsable, ce nouveau responsable est ajouté automatiquement au groupe.

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Accéder à l’accueil des groupes

Accédez aux Paramètres d’administrateur. Sous Gouvernance, sélectionnez Groupes pour ouvrir l’accueil des groupes.

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Accueil des groupes

Depuis l’accueil des groupes, vous pouvez créer des groupes et les gérer (si vous en êtes le propriétaire). Les administrateurs peuvent également ajuster les Paramètres de groupe. Les groupes existants apparaissent dans la liste des groupes, que vous pouvez parcourir, filtrer et trier.

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Paramètres de groupe

Depuis l’accueil des groupes, sélectionnez Paramètres de groupe pour ouvrir la page Paramètres de groupe. L’interface Paramètres de groupe propose deux options, que vous pouvez activer en cochant la case appropriée.

• Ajouter automatiquement le groupe d’administrateurs <Nom du groupe> en tant que propriétaire lors de toutes les créations de nouveaux groupes — Lorsque cette option est activée, chaque nouveau groupe créé dans l’instance inclut ce groupe en tant que propriétaire.
  • Pour utiliser cette option, vous devez désigner un groupe comme groupe d’administrateurs dans le champ Groupe d’administrateurs. Comme dans l’image ci-dessous, vous pouvez créer un groupe qui inclut tous les détenteurs d’une certaine autorisation au sein de votre instance. L’image affiche un groupe nommé « Autorisation : Gérer tous les groupes » désigné comme groupe d’administrateurs. Dans ce cas, toute personne disposant de l’autorisation Gérer tous les groupes activée fait partie de ce groupe et devient propriétaire de chaque nouveau groupe créé lorsque cette option est activée.
  • La case <Nom du groupe> peut être retiré en tant que propriétaire pendant ou après la création du groupe par tout propriétaire vous donne la possibilité d’autoriser tout propriétaire de groupe à retirer ce groupe d’administrateurs pendant ou après la création d’un groupe.
• Masquer les groupes système — Cocher cette case retire les groupes système de la liste des groupes.

Pour revenir à l’accueil des groupes, suivez le fil d’Ariane en haut de la page Paramètres de groupe.

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Liste des groupes

La liste des groupes affiche tous les groupes existants de votre instance. Développez les sections ci-dessous pour en savoir plus sur les colonnes, les outils et les options disponibles pour travailler avec la liste.

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Propriété des groupes

Les groupes ouverts, fermés et dynamiques peuvent avoir un ou plusieurs propriétaires, qui sont chargés de gérer le groupe. La plupart des actions de gestion de groupe ne sont disponibles que pour les propriétaires. Ces actions comprennent :

• L’attribution d’autres propriétaires au groupe ou le retrait de propriétaires.
• L’ajout et le retrait de membres au sein du groupe.
• La suppression du groupe de Domo.
• La modification du type de groupe.
• La modification des paramètres du groupe.
• La modification de l’avatar du groupe.
• La modification des critères d’adhésion d’un groupe dynamique.

Les propriétaires peuvent être des utilisateurs Domo individuels ou d’autres groupes, auquel cas tous les membres du groupe sont considérés comme propriétaires.

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Types de groupes

Domo propose plusieurs types de groupes différents, décrits ci-dessous.

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Groupes fermés

Les groupes fermés sont considérés comme des « groupes à responsabilité totale » dans Domo et sont conçus pour fonctionner comme des « groupes d’ancrage » pour les services. Seuls les propriétaires du groupe peuvent inviter de nouveaux membres dans un groupe fermé. Les propriétaires doivent être des individus ou des groupes nommés, et les membres doivent être des individus nommés. Toutes les modifications apportées aux groupes fermés sont consignées dans les Journaux d’activité. Les groupes fermés peuvent être désignés comme propriétaires d’autres groupes et d’actifs Domo (tableaux de bord et cartes). Les groupes fermés ne peuvent pas être convertis en un autre type de groupe ; une fois qu’un groupe est créé en tant que groupe fermé, il ne peut plus être modifié.

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Groupes ouverts

Les groupes ouverts sont des « groupes sociaux » au sein de Domo. Dans ces groupes, le groupe se possède lui-même. Cela signifie que chaque membre est un propriétaire et peut inviter d’autres utilisateurs à le rejoindre. Ces groupes sont idéaux pour générer des conversations Buzz et partager du contenu à grande échelle, ou pour organiser des groupes de contacts. Les groupes ouverts ne peuvent pas posséder d’autres groupes.

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Groupes dynamiques

Grâce à l’adhésion aux groupes basée sur des politiques, les groupes dynamiques permettent une gestion évolutive et flexible de votre environnement Domo. En tant que propriétaire de groupe, vous pouvez créer des politiques d’adhésion qui font référence aux attributs des utilisateurs ou à l’adhésion à d’autres groupes ; Domo gère alors la maintenance de l’adhésion au groupe. Par exemple, vous pouvez créer un groupe dynamique pour le service Marketing avec une politique qui inclut uniquement les utilisateurs dont la valeur de l’attribut Service est Marketing. L’adhésion à ce groupe se met à jour automatiquement à mesure que des utilisateurs rejoignent ou quittent le service Marketing lorsque la valeur de leur attribut Service change. Vous ne pouvez pas baser l’adhésion à un groupe dynamique sur l’adhésion à un autre groupe dynamique, ouvert ou ad hoc. De même, un groupe dynamique ne peut pas être le propriétaire d’un autre groupe. En revanche, vous pouvez baser les politiques de groupe dynamique sur les attributs des utilisateurs ou sur l’adhésion à un groupe fermé, système ou d’annuaire. Pour prendre en charge les contrôles de gouvernance, les politiques de groupe dynamique ne peuvent faire référence qu’aux attributs utilisateur gérés. Les attributs gérés ne peuvent pas être définis par les utilisateurs finaux ; ils ne peuvent être définis que via le SSO, le SCIM ou par des utilisateurs disposant des autorisations de niveau administrateur requises. Découvrez comment configurer des attributs gérés.

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Groupes d’annuaire

Les groupes d’annuaire sont importés dans Domo via le SSO. Ces groupes ne peuvent pas avoir de propriétaires, et leur adhésion ne peut pas être gérée depuis Domo, bien que vous puissiez les supprimer si vous disposez de l’autorisation « Gérer tous les groupes ». Ces groupes peuvent posséder d’autres groupes.

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Groupes ad hoc

Les groupes ad hoc sont des « groupes hérités » créés au sein de Domo (et non via un système SSO tiers) avant la sortie des groupes ouverts, fermés et dynamiques. Comme les groupes d’annuaire, ils ne peuvent pas avoir de propriétaires. Ils peuvent être gérés par des utilisateurs disposant de l’autorisation « Gérer tous les groupes » ou « Modifier les utilisateurs ». Les groupes ad hoc ne peuvent pas posséder d’autres groupes. Un exemple de groupe ad hoc est celui nommé « Default ». Les utilisateurs de ce groupe peuvent être retirés puis rajoutés si nécessaire par les administrateurs disposant de l’autorisation « Gérer tous les groupes » activée pour leur rôle.

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Groupes système

Les groupes système sont des groupes possédés et maintenus par Domo, notamment les groupes de rôles et les autorisations. Ils ne peuvent être ni gérés ni supprimés et n’ont pas de propriétaires, bien qu’ils puissent posséder d’autres groupes. Vous pouvez masquer les groupes système en cliquant sur l’icône en forme d’engrenage dans le coin supérieur droit de la page Groupes et en cochant la case Masquer les groupes système.

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Créer un groupe

1. Dans Plus > Administrateur > Gouvernance > Groupes, sélectionnez Nouveau groupe dans le coin supérieur droit de l’onglet.
   
2. Entrez un nom pour le groupe.
3. (Facultatif) Entrez une description pour le groupe afin que vous et les autres utilisateurs puissiez l’identifier plus facilement par la suite, puis sélectionnez Suivant.
   
4. Sélectionnez le type de groupe souhaité, parmi lesquels :
   • Avec un groupe ouvert, vous sélectionnez tous les membres du groupe, et tout membre du groupe peut inviter n’importe qui à le rejoindre.
   • Avec un groupe fermé, vous sélectionnez tous les membres du groupe, mais seuls les propriétaires du groupe peuvent inviter de nouveaux utilisateurs à le rejoindre.
   • Avec les groupes dynamiques, vous ne sélectionnez pas de membres spécifiques du groupe ; l’adhésion est plutôt basée sur le respect de règles dynamiques. Par exemple, vous pouvez avoir des groupes dynamiques pour toutes vos régions de vente. Si un nouveau commercial est embauché dans la région « Ouest », cette personne est automatiquement ajoutée au groupe « Ouest » de votre instance Domo, car elle correspond à la région de vente dans laquelle elle a été embauchée.
5. (Conditionnel) Effectuez l’une des actions suivantes :
   • Si vous avez choisi Ouvert ou Fermé à l’étape précédente, sélectionnez tous les membres souhaités du groupe dans la liste des utilisateurs. Vous pouvez rechercher des utilisateurs par nom ou filtrer à l’aide des options de filtre disponibles dans chaque colonne. Une fois terminé, sélectionnez Suivant.
   • Si vous avez choisi Dynamique à l’étape précédente, procédez comme suit :
     1. Dans le premier menu déroulant, sélectionnez N’importe lequel si l’adhésion au groupe ne dépend que du respect d’une seule règle (une instruction OU), ou sélectionnez Tous si toutes les règles sélectionnées doivent être respectées (une instruction ET). Par exemple, vous pouvez avoir un cas où les membres du groupe peuvent être membres du service « Ventes » OU avoir le titre de « Responsable du développement de comptes » ; si l’une des conditions est remplie, ils sont inclus dans le groupe. Vous pouvez également avoir un groupe où les membres doivent être dans le service « Ventes » ET avoir le titre de « Responsable du développement de comptes » ; si les deux conditions ne sont pas remplies, l’utilisateur n’est pas inclus dans le groupe.
     2. Dans le champ Ajouter un critère, sélectionnez un attribut de confiance sur lequel filtrer. Pour plus d’informations sur la définition des attributs de confiance, consultez notre article sur les autorisations de données personnalisées (PDP).
     3. Sélectionnez toutes les valeurs de l’attribut qui remplissent les conditions d’adhésion au groupe. Par exemple, si vous avez sélectionné Service comme attribut à l’étape précédente, vous sélectionneriez tous les services dont les membres doivent appartenir à ce groupe.
        
     4. (Facultatif) Ajoutez d’autres instructions OU aux critères d’adhésion en sélectionnant OU sous la zone de critères et en répétant les étapes 5a à 5c ci-dessus.
     5. (Facultatif) Affichez les membres qui passent les filtres en sélectionnant Aperçu de l’adhésion.
     6. Sélectionnez Suivant une fois terminé.
6. Choisissez un avatar parmi l’une des options suivantes, puis sélectionnez Suivant.
   • Modifiez l’avatar texte standard (une bulle avec deux ou trois lettres initiales) en cliquant sur Modifier l’avatar texte, puis en choisissant une couleur d’arrière-plan et une couleur de texte et en saisissant le texte souhaité (limité à trois caractères).
   • Téléversez une image depuis votre ordinateur en cliquant sur Téléverser une photo, en sélectionnant votre fichier image (l’image n’a pas besoin d’être une photo, seulement un fichier image standard tel qu’un JPEG ou un PNG), puis en effectuant une rotation et un recadrage selon vos besoins.
   • Prenez une photo de vous-même à l’aide de votre webcam.
7. Spécifiez tous les propriétaires du groupe, puis sélectionnez Suivant. Par défaut, vous êtes désigné comme propriétaire du groupe que vous créez. Vous ne pouvez pas modifier cela ici, mais vous pouvez vous retirer en tant que propriétaire ultérieurement, comme décrit dans la section Ajouter ou retirer des propriétaires de groupe ci-dessous. À moins que vous n’ayez décoché la case Ajouter automatiquement le groupe d’administrateurs <Groupe sélectionné> en tant que propriétaire lors de toutes les créations de groupes dans l’écran Paramètres de groupe (accessible en cliquant sur l’icône en forme d’engrenage dans Paramètres d’administrateur > Groupes), les membres du groupe par défaut sont également automatiquement désignés comme propriétaires.
8. Vérifiez vos paramètres et, lorsque vous êtes prêt, sélectionnez Enregistrer.

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Partager du contenu avec un groupe ou les membres d’un groupe

Après avoir créé un groupe, vous pouvez partager des tableaux de bord et des cartes en lien avec les rôles et responsabilités des membres du groupe. Vous n’avez pas besoin d’être propriétaire du groupe pour partager du contenu avec ses membres.

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Partager du contenu avec des membres individuels d’un groupe

1. Sélectionnez le nom du groupe pour ouvrir sa vue détaillée.
2. Cochez les noms de tous les utilisateurs avec lesquels vous souhaitez partager le contenu, puis sélectionnez l’icône de partage dans le coin supérieur droit de la fenêtre.
3. Choisissez les cartes et tableaux de bord que vous souhaitez partager avec le ou les utilisateurs. Vous pouvez effectuer une recherche par mot-clé dans le champ Rechercher ou filtrer pour n’afficher que les cartes ou les tableaux de bord en choisissant le type Cartes ou Tableaux de bord dans le menu Ajouter un filtre .
4. Sélectionnez Partager pour confirmer.
   

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Partager du contenu en masse avec plusieurs groupes

1. Dans la liste des groupes sous Plus > Administrateur > Gouvernance > Groupes, cochez la ou les cases du ou des groupes avec lesquels vous souhaitez partager du contenu, puis sélectionnez l’icône de partage dans le coin supérieur droit de la fenêtre.
2. Choisissez les cartes et tableaux de bord que vous souhaitez partager avec le ou les groupes. Vous pouvez effectuer une recherche par mot-clé dans le champ Rechercher ou filtrer pour n’afficher que les cartes ou les tableaux de bord en choisissant le type Cartes ou Tableaux de bord dans le menu Ajouter un filtre .
3. Sélectionnez Partager pour confirmer.

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Ajouter des membres à un groupe

Dans les Paramètres d’administrateur, vous pouvez ajouter des membres à un groupe ouvert ou fermé, ce qui signifie que ces utilisateurs ont accès à toutes les cartes et tableaux de bord attribués à ce groupe. Pour ajouter des utilisateurs à un groupe fermé, vous devez être propriétaire du groupe. Les utilisateurs ajoutés à un groupe ont accès à toutes les conversations Buzz antérieures du groupe. Pour plus d’informations, consultez notre article sur l’utilisation du chat dans Buzz.

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Ajouter des utilisateurs à un groupe ouvert ou fermé

1. Dans Plus > Administrateur > Gouvernance > Groupes, localisez le groupe auquel vous souhaitez ajouter des membres.
2. Sélectionnez le nom du groupe pour ouvrir sa vue détaillée.
3. Sélectionnez Ajouter des personnes dans le coin supérieur droit. Si le groupe est un groupe fermé dont vous n’êtes pas propriétaire, ce bouton ne s’affiche pas.
4. Cochez les cases situées à côté des noms de tous les utilisateurs que vous souhaitez ajouter.
   
5. Sélectionnez Enregistrer.

Les utilisateurs sont désormais ajoutés au groupe et peuvent accéder à son contenu.

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Ajouter un utilisateur spécifique à un groupe

1. Dans la liste des utilisateurs sous Plus > Administrateur > Gouvernance > Personnes, cochez la case située à côté de l’utilisateur que vous souhaitez ajouter à un groupe.
2. Dans le panneau d’actions en haut de l’écran, sélectionnez Ajouter des personnes à des groupes . Un champ s’affiche, dans lequel vous pouvez rechercher des groupes existants dans Domo.
   
3. Dans le champ, entrez le nom d’un groupe.
   Les premiers résultats de votre recherche s’affichent automatiquement dans une liste à mesure que vous saisissez des caractères et sont filtrés en conséquence lorsque vous ajoutez ou supprimez des caractères.
4. Sélectionnez un groupe dans la liste.
   Le nom du groupe s’affiche dans le champ.
5. (Facultatif) Ajoutez cet utilisateur à d’autres groupes en répétant les deux étapes précédentes.
6. (Facultatif) Retirez un groupe sélectionné du champ en sélectionnant ✕ à droite du nom.
7. Sélectionnez Enregistrer pour terminer.

L’utilisateur est désormais membre du ou des groupes sélectionnés et a accès à leur contenu.

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Retirer des membres d’un groupe

Lorsque vous retirez des utilisateurs d’un groupe d’utilisateurs ouvert ou fermé, ils ne peuvent plus accéder au contenu du groupe (sauf s’ils sont membres d’un autre groupe qui y a accès OU si l’accès au même contenu leur a été accordé en tant qu’utilisateur individuel). Les utilisateurs retirés d’un groupe perdent l’accès à toutes les conversations Buzz antérieures du groupe. Pour plus d’informations, consultez notre article sur l’utilisation du chat dans Buzz.

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Retirer des utilisateurs d’un groupe

1. Dans Plus > Administrateur > Gouvernance > Groupes, localisez le groupe dont vous souhaitez retirer des membres.
2. Sélectionnez le nom du groupe pour ouvrir sa vue détaillée.
3. Cochez les cases de tous les utilisateurs que vous souhaitez retirer du groupe.
4. Dans le coin supérieur droit de la fenêtre, sélectionnez Paramètres > Retirer du groupe. Si vous n’êtes pas propriétaire et/ou si le groupe n’est pas un groupe ouvert ou fermé, cette option ne s’affiche pas.

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Retirer l’adhésion d’un utilisateur spécifique à un groupe

1. Dans la liste des utilisateurs sous Plus > Administrateur > Gouvernance > Personnes, sélectionnez l’utilisateur que vous souhaitez retirer d’un groupe.
   Les informations de l’utilisateur s’affichent dans le panneau le plus à droite.
2. Sélectionnez Retirer pour le groupe que vous souhaitez supprimer dans la liste Adhésions aux groupes.
   Une boîte de dialogue de confirmation s’affiche.
3. Sélectionnez Retirer pour confirmer.

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Supprimer des groupes de Domo

Vous pouvez supprimer des groupes d’utilisateurs de Domo dans les Paramètres d’administrateur. Vous devez être le propriétaire d’un groupe pour le supprimer. Lorsque vous supprimez un groupe, tous les membres du groupe perdent l’accès aux cartes et tableaux de bord qui étaient attribués au groupe. Pour supprimer un groupe de Domo, procédez comme suit :

1. Dans Plus > Administrateur > Gouvernance > Groupes, cochez les cases de tous les groupes que vous souhaitez supprimer.
2. Dans le coin supérieur droit de la fenêtre, sélectionnez Supprimer.
3. Sélectionnez Supprimer pour confirmer votre décision.

Le groupe est supprimé, et les utilisateurs qui étaient membres du groupe ne peuvent plus accéder à son contenu (sauf s’ils sont membres d’un autre groupe ayant accès au même contenu OU si l’accès au même contenu leur a été accordé dans le sous-onglet Personnes).

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Modifier le nom et la description d’un groupe

Suivez les étapes ci-dessous pour modifier le nom et la description d’un groupe d’utilisateurs dans les Paramètres d’administrateur. Vous n’avez pas besoin d’être propriétaire du groupe pour effectuer ces modifications.

1. Dans Plus > Administrateur > Gouvernance > Groupes, sélectionnez le nom du groupe pour ouvrir sa vue détaillée.
2. Sélectionnez le nom ou la description du groupe, puis saisissez le nouveau nom ou la nouvelle description du groupe.

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Ajouter ou retirer des propriétaires de groupe

En tant que propriétaire de groupe, vous pouvez effectuer de nombreuses actions qui ne sont pas disponibles pour les membres ordinaires du groupe. Pour obtenir la liste de ces actions, consultez la section Propriété des groupes de cet article. Lorsque vous créez un groupe, vous en êtes automatiquement désigné comme propriétaire. Vous pouvez modifier les propriétaires actuels, y compris vous-même, dans la vue détaillée du groupe. La propriété des groupes n’est disponible que pour les groupes ouverts, fermés et dynamiques. Pour ajouter ou retirer des propriétaires d’un groupe, procédez comme suit :

1. Dans Plus > Administrateur > Gouvernance > Groupes, sélectionnez le nom du groupe pour ouvrir sa vue détaillée.
2. Survolez la zone Propriétaires, puis sélectionnez Modifier.
   
3. Dans la boîte de dialogue Définir les propriétaires, ajoutez ou retirez des propriétaires selon vos besoins.
4. Sélectionnez Enregistrer.

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Modifier le type de groupe

En tant que propriétaire d’un groupe ouvert, dynamique ou ad hoc, vous pouvez modifier le type de groupe en ouvert, dynamique ou fermé. Si un groupe est fermé, vous ne pouvez pas modifier son type. Vous ne pouvez pas modifier le type de groupe pour un groupe d’annuaire ou système, mais les groupes d’annuaire peuvent être imbriqués dans des groupes dynamiques. Pour modifier le type d’un groupe, procédez comme suit :

1. Dans Plus > Administrateur > Gouvernance > Groupes, sélectionnez le nom du groupe pour ouvrir sa vue détaillée.
2. Survolez la zone Type de groupe, puis sélectionnez Modifier.
   
3. Sélectionnez le type de groupe souhaité, en gardant à l’esprit les points suivants :
   • Convertir un groupe dynamique en groupe ouvert ou fermé arrête l’ajout dynamique d’utilisateurs au groupe. Dans un groupe ouvert, tout membre du groupe peut gérer son contenu et son adhésion.
   • Convertir un groupe dynamique ou ouvert en groupe fermé est irréversible. Une fois qu’un groupe est fermé, il le reste.
   • Convertir un groupe ouvert en groupe dynamique nécessite que vous définissiez des critères d’adhésion pour le groupe, comme expliqué aux étapes 5i à 5vi de la section Créer un groupe de cet article.
   • Vous pouvez convertir un groupe ad hoc en groupe dynamique, ouvert ou fermé, mais vous ne pouvez pas le reconvertir en groupe ad hoc.
4. Une fois vos modifications effectuées, sélectionnez Enregistrer.

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Modifier les critères d’adhésion d’un groupe dynamique

Vous devrez peut-être mettre à jour les critères d’adhésion d’un groupe dynamique après la création du groupe. Suivez les étapes ci-dessous pour modifier ces critères :

1. Accédez à la page Groupes.
2. Sélectionnez le nom du groupe dans la liste pour ouvrir la vue détaillée du groupe.
3. (Conditionnel) Pour un groupe dynamique, survolez Critères d’adhésion et sélectionnez Modifier.
   
4. Effectuez vos modifications, comme expliqué aux étapes 5i à 5vi de la section Créer un groupe, ci-dessus.
5. Cliquez sur Enregistrer une fois terminé.

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Modifier l’avatar du groupe

Vous pouvez modifier l’avatar de votre groupe dans la vue détaillée du groupe sans avoir à recommencer le processus de création du groupe. Procédez comme suit :

1. Accédez à la page Groupes.
2. Sélectionnez le nom du groupe dans la liste pour ouvrir la vue détaillée du groupe.
3. Survolez l’avatar et sélectionnez Modifier lorsqu’il s’affiche.
   
4. Effectuez vos modifications sur l’avatar comme décrit dans Créer un groupe, ci-dessus.