Creación y administración de grupos

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Introducción

Los administradores pueden crear y administrar grupos de usuarios de Domo. Use los grupos para conceder acceso a contenido específico a todos los miembros del grupo. Por ejemplo, puede crear un grupo de “Marketing” cuyos miembros tengan acceso a tarjetas relacionadas con marketing. También puede crear grupos dinámicos en los que la pertenencia se determina automáticamente en función de si las personas cumplen criterios específicos. Los criterios pueden incluir atributos. Obtenga información sobre los Atributos. Por ejemplo, un grupo dinámico de “Marketing” incluye a todos los miembros del departamento de Marketing que tengan el cargo de “gerente”. Si un gerente de marketing deja la organización y es reemplazado por un nuevo gerente, el nuevo gerente se agrega al grupo automáticamente.

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Acceso a la página de inicio de Grupos

Vaya a la Configuración del administrador. En Gobernanza, seleccione Grupos para abrir la página de inicio de Grupos.

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Página de inicio de Grupos

Desde la página de inicio de Grupos, puede crear grupos y administrarlos (si es el propietario del grupo). Los administradores también pueden ajustar la Configuración de grupos. Los grupos existentes aparecen en la lista de grupos, que puede buscar, filtrar y ordenar.

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Configuración de grupos

Desde la página de inicio de Grupos, seleccione Configuración de grupos para abrir la página Configuración de grupos. Hay dos opciones en la interfaz de Configuración de grupos, que puede habilitar marcando la casilla correspondiente.

• Agregar automáticamente el grupo de administradores <Nombre del grupo> como propietario durante la creación de todos los grupos nuevos — Con esta opción habilitada, cada grupo nuevo creado en la instancia incluye este grupo como propietario.
  • Para usar esta opción, debe asignar un grupo como grupo de administradores en el campo Grupo de administradores. Como se muestra en la imagen siguiente, puede crear un grupo que incluya a todos los titulares de un determinado privilegio dentro de su instancia. La imagen muestra un grupo denominado “Privilegio: Administrar todos los grupos” asignado como grupo de administradores. En este caso, todos los usuarios que tengan habilitado el privilegio Administrar todos los grupos pasan a formar parte de este grupo y son propietarios de cada grupo nuevo creado cuando esta opción está habilitada.
  • La casilla Cualquier propietario puede quitar a <Nombre del grupo> como propietario durante la creación del grupo o después de ella le ofrece la opción de permitir que cualquier propietario del grupo quite este grupo de administradores durante la creación de un grupo o después de ella.
• Ocultar grupos del sistema — Al marcar esta casilla se quitan los grupos del sistema de la lista de grupos.

Para volver a la página de inicio de Grupos, siga las migas de pan en la parte superior de la página Configuración de grupos.

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Lista de grupos

La lista de grupos muestra todos los grupos existentes en su instancia. Expanda las secciones a continuación para conocer las columnas, las herramientas y las opciones disponibles para trabajar con la lista.

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Propiedad de grupos

Los grupos abiertos, cerrados y dinámicos pueden tener uno o más propietarios, que son responsables de administrar el grupo. La mayoría de las acciones de administración de grupos solo están disponibles para los propietarios. Estas acciones incluyen:

• Asignar otros propietarios al grupo o quitar propietarios.
• Agregar y quitar miembros al/del grupo.
• Eliminar el grupo de Domo.
• Cambiar el tipo de grupo.
• Cambiar la configuración del grupo.
• Cambiar la imagen de perfil del grupo.
• Cambiar los criterios de pertenencia de un grupo dinámico.

Los propietarios pueden ser usuarios individuales de Domo u otros grupos, en cuyo caso todos los miembros del grupo se consideran propietarios.

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Tipos de grupos

Hay varios tipos de grupos diferentes disponibles en Domo, que se describen a continuación.

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Grupos cerrados

Los grupos cerrados se consideran “grupos de plena responsabilidad” en Domo y están diseñados para funcionar como “grupos ancla” para los departamentos. Solo los propietarios del grupo pueden invitar a nuevos miembros a un grupo cerrado. Los propietarios deben ser personas o grupos con nombre, y los miembros deben ser personas con nombre. Todos los cambios realizados en los grupos cerrados se reflejan en los Registros de actividad. Los grupos cerrados pueden asignarse como propietarios de otros grupos y activos de Domo (paneles y tarjetas). Los grupos cerrados no pueden cambiarse a ningún otro tipo de grupo; una vez que un grupo se crea como grupo cerrado, no puede cambiarse.

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Grupos abiertos

Los grupos abiertos son “grupos sociales” dentro de Domo. En estos grupos, el grupo se posee a sí mismo. Esto significa que cada miembro es un propietario y puede invitar a otros usuarios a unirse. Estos grupos son ideales para generar conversaciones de Buzz y compartir contenido ampliamente, o para organizar grupos de contactos. Los grupos abiertos no pueden poseer otros grupos.

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Grupos dinámicos

Con la pertenencia a grupos basada en políticas, los grupos dinámicos permiten la administración escalable y flexible de su entorno de Domo. Como propietario de un grupo, puede crear políticas de pertenencia que hagan referencia a atributos de usuario o a la pertenencia a otros grupos; Domo se encarga entonces del mantenimiento de la pertenencia al grupo. Por ejemplo, puede crear un grupo dinámico para el departamento de Marketing con una política que incluya solo a los usuarios cuyo valor de atributo Departamento sea Marketing. La pertenencia a ese grupo se actualiza automáticamente a medida que los usuarios se unen o abandonan el departamento de Marketing cuando cambia el valor de su atributo Departamento. No puede basar la pertenencia a un grupo dinámico en la pertenencia a otro grupo dinámico, abierto o ad hoc. Del mismo modo, un grupo dinámico no puede ser el propietario de otro grupo. Sin embargo, puede basar las políticas de grupos dinámicos en atributos de usuario o en la pertenencia a un grupo cerrado, del sistema o de directorio. Para admitir los controles de gobernanza, las políticas de grupos dinámicos solo pueden hacer referencia a atributos de usuario Administrados. Los atributos administrados no pueden ser establecidos por los usuarios finales: solo pueden establecerse a través de SSO, SCIM o por usuarios con los permisos de nivel de administrador necesarios. Aprenda a configurar atributos administrados.

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Grupos de directorio

Los grupos de directorio se importan a Domo a través de la autenticación única. Estos grupos no pueden tener propietarios, y su pertenencia no puede administrarse desde dentro de Domo, aunque puede eliminarlos si tiene el privilegio “Administrar todos los grupos”. Estos grupos pueden poseer otros grupos.

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Grupos ad hoc

Los grupos ad hoc son “grupos heredados” creados dentro de Domo (no a través de un sistema de autenticación única de terceros) antes de que se lanzaran los grupos abiertos, cerrados y dinámicos. Al igual que los grupos de directorio, no pueden tener propietarios. Pueden ser administrados por usuarios con el privilegio “Administrar todos los grupos” o “Editar usuarios”. Los grupos ad hoc no pueden poseer otros grupos. Un ejemplo de grupo ad hoc es uno denominado “Predeterminado”. Los administradores con el privilegio «Administrar todos los grupos» habilitado para su rol pueden quitar a los usuarios de este grupo y volver a agregarlos posteriormente según sea necesario.

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Grupos del sistema

Los grupos del sistema son grupos que Domo posee y mantiene, incluidos los grupos de roles y privilegios. No pueden administrarse ni eliminarse y no tienen propietarios, aunque pueden poseer otros grupos. Puede ocultar los grupos del sistema haciendo clic en el icono de engranaje en la esquina superior derecha de la página Grupos y marcando la casilla Ocultar grupos del sistema.

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Creación de un grupo

1. En Más > Administrador > Gobernanza > Grupos, seleccione Nuevo grupo en la esquina superior derecha de la pestaña.
   
2. Escriba un nombre para el grupo.
3. (Opcional) Escriba una descripción para el grupo de modo que usted y otros usuarios puedan identificarlo más fácilmente más adelante y, a continuación, seleccione Siguiente.
   
4. Seleccione el tipo de grupo que desee, que incluyen:
   • Con un grupo abierto, usted selecciona a todos los miembros del grupo, y cualquier miembro del grupo puede invitar a cualquier persona a unirse al grupo.
   • Con un grupo cerrado, usted selecciona a todos los miembros del grupo, pero solo los propietarios del grupo pueden invitar a nuevos usuarios a unirse al grupo.
   • Con los grupos dinámicos, usted no selecciona miembros específicos del grupo; en su lugar, la pertenencia se basa en el cumplimiento de reglas dinámicas. Por ejemplo, podría tener grupos dinámicos para todas sus regiones de ventas. Si se contrata a un nuevo representante de ventas en la región “Oeste”, esa persona se agrega automáticamente al grupo “Oeste” de su instancia de Domo porque coincide con la región de ventas para la que fue contratada.
5. (Condicional) Realice una de las siguientes acciones:
   • Si eligió Abierto o Cerrado en el paso anterior, seleccione todos los miembros que desee del grupo de la lista de usuarios. Puede buscar usuarios por nombre o filtrar con las opciones de filtro disponibles en cada columna. Una vez que haya terminado, seleccione Siguiente.
   • Si eligió Dinámico en el paso anterior, haga lo siguiente:
     1. En el primer menú desplegable, seleccione Cualquiera si la pertenencia al grupo solo depende del cumplimiento de una única regla (una instrucción OR), o seleccione Todos si deben cumplirse todas las reglas seleccionadas (una instrucción AND). Por ejemplo, puede tener un caso en el que los miembros del grupo deban ser miembros del departamento de “Ventas” O tener el cargo de “Gerente de desarrollo de cuentas”; si se cumple cualquiera de las condiciones, se incluyen en el grupo. Alternativamente, puede tener un grupo en el que los miembros deban estar en el departamento de “Ventas” Y tener el cargo de “Gerente de desarrollo de cuentas”; si no se cumplen ambas condiciones, el usuario no se incluye en el grupo.
     2. En el campo Agregar criterio, seleccione un atributo de confianza por el que filtrar. Para obtener más información sobre cómo establecer atributos de confianza, consulte nuestro artículo sobre los Permisos personalizados de datos (PDP).
     3. Seleccione todos los valores dentro del atributo que cumplan las condiciones de pertenencia al grupo. Por ejemplo, si seleccionó Departamento como atributo en el paso anterior, seleccionaría todos los departamentos cuyos miembros deban ser miembros de este grupo.
        
     4. (Opcional) Agregue instrucciones OR adicionales a los criterios de pertenencia seleccionando OR debajo del cuadro de criterios y repitiendo los pasos 5a a 5c anteriores.
     5. (Opcional) Vea los miembros que pasan los filtros seleccionando Vista previa de la pertenencia.
     6. Seleccione Siguiente cuando haya terminado.
6. Elija una imagen de perfil entre una de las siguientes opciones y, a continuación, seleccione Siguiente.
   • Edite la imagen de perfil de texto estándar (una burbuja con dos o tres letras iniciales) haciendo clic en Editar imagen de perfil de texto y, a continuación, eligiendo un color de fondo y un color de texto e introduciendo el texto que desee (límite de tres caracteres).
   • Cargue una imagen desde su equipo haciendo clic en Cargar foto, seleccionando el archivo de imagen (la imagen no tiene que ser una foto, solo un archivo de imagen estándar como JPEG o PNG) y, a continuación, girándola y recortándola como desee.
   • Tome una foto de sí mismo con su cámara web.
7. Especifique todos los propietarios del grupo y, a continuación, seleccione Siguiente. De forma predeterminada, se le asigna como propietario del grupo que cree. No puede cambiar esto aquí, pero puede quitarse a sí mismo como propietario más adelante, como se describe en la sección Asignar propietarios a un grupo a continuación. A menos que haya desmarcado la casilla Agregar automáticamente el grupo de administradores <Grupo seleccionado> como propietario durante la creación de todos los grupos en la pantalla Configuración de grupos (accesible haciendo clic en el icono de engranaje en Configuración del administrador > Grupos), los miembros del grupo predeterminado también se asignan automáticamente como propietarios.
8. Revise su configuración y, cuando esté listo, seleccione Guardar.

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Compartir contenido con un grupo o con los miembros de un grupo

Después de crear un grupo, puede compartir paneles y tarjetas relacionados con las funciones y responsabilidades de los miembros del grupo. No tiene que ser propietario del grupo para compartir contenido con los miembros.

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Compartir contenido con miembros individuales de un grupo

1. Seleccione el nombre del grupo para abrir su vista de detalles.
2. Marque los nombres de todos los usuarios con los que desee compartir el contenido y, a continuación, seleccione el icono de compartir en la esquina superior derecha de la ventana.
3. Elija las tarjetas y paneles que desee compartir con el usuario o los usuarios. Puede buscar por palabra clave en el campo Buscar o filtrar para mostrar solo tarjetas o paneles eligiendo el tipo Tarjetas o Paneles en el menú Agregar filtro .
4. Seleccione Compartir para confirmar.
   

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Compartir contenido de forma masiva con varios grupos

1. En la lista de grupos en Más > Administrador > Gobernanza > Grupos, marque la casilla o las casillas del grupo o los grupos con los que desee compartir contenido y, a continuación, seleccione el icono de compartir en la esquina superior derecha de la ventana.
2. Elija las tarjetas y paneles que desee compartir con el grupo o los grupos. Puede buscar por palabra clave en el campo Buscar o filtrar para mostrar solo tarjetas o paneles eligiendo el tipo Tarjetas o Paneles en el menú Agregar filtro .
3. Seleccione Compartir para confirmar.

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Adición de miembros a un grupo

En la Configuración del administrador, puede agregar miembros a un grupo abierto o cerrado, lo que significa que esos usuarios tienen acceso a todas las tarjetas y paneles asignados a ese grupo. Para agregar usuarios a un grupo cerrado, debe ser propietario del grupo. Los usuarios agregados a un grupo obtienen acceso a todas las conversaciones de Buzz anteriores del grupo. Para obtener más información, consulte nuestro artículo sobre Conversaciones en Buzz.

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Agregar usuarios a un grupo abierto o cerrado

1. En Más > Administrador > Gobernanza > Grupos, localice el grupo al que desee agregar miembros.
2. Seleccione el nombre del grupo para abrir su vista de detalles.
3. Seleccione Agregar personas en la esquina superior derecha. Si el grupo es un grupo cerrado del que no es propietario, este botón no se muestra.
4. Marque las casillas situadas junto a los nombres de todos los usuarios que desee agregar.
   
5. Seleccione Guardar.

Los usuarios ahora están agregados al grupo y pueden acceder al contenido del grupo.

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Agregar un usuario específico a un grupo

1. En la lista de usuarios en Más > Administrador > Gobernanza > Personas, marque la casilla situada junto al usuario que desee agregar a un grupo.
2. En el panel de acciones en la parte superior de la pantalla, seleccione Agregar personas a grupos . Aparece un campo en el que puede buscar grupos existentes en Domo.
   
3. En el campo, escriba el nombre de un grupo.
   Los resultados principales de su búsqueda se muestran automáticamente en una lista a medida que introduce caracteres y se filtran en consecuencia a medida que agrega o quita caracteres.
4. Seleccione un grupo de la lista.
   El nombre del grupo se muestra en el campo.
5. (Opcional) Agregue este usuario a otros grupos repitiendo los dos pasos anteriores.
6. (Opcional) Quite un grupo seleccionado del campo seleccionando ✕ a la derecha del nombre.
7. Seleccione Guardar para finalizar.

El usuario ahora es miembro de los grupos seleccionados y tiene acceso a su contenido.

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Eliminación de miembros de un grupo

Cuando elimina usuarios de un grupo de usuarios abierto o cerrado, ya no pueden acceder al contenido del grupo (a menos que sean miembros de otro grupo con acceso O que se les haya concedido acceso al mismo contenido como usuario individual). Los usuarios eliminados de un grupo pierden el acceso a todas las conversaciones de Buzz anteriores del grupo. Para obtener más información, consulte nuestro artículo sobre Conversaciones en Buzz.

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Eliminar usuarios de un grupo

1. En Más > Administrador > Gobernanza > Grupos, localice el grupo del que desee eliminar miembros.
2. Seleccione el nombre del grupo para abrir su vista de detalles.
3. Marque las casillas de todos los usuarios que desee eliminar del grupo.
4. En la esquina superior derecha de la ventana, seleccione Configuración > Quitar del grupo. Si no es propietario o el grupo no es un grupo abierto o cerrado, esto no se muestra.

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Eliminar la pertenencia a un grupo de un usuario específico

1. En la lista de usuarios en Más > Administrador > Gobernanza > Personas, seleccione el usuario que desee eliminar de un grupo.
   La información del usuario se muestra en el panel situado más a la derecha.
2. Seleccione Quitar en el grupo que desee eliminar de la lista Miembros del grupo.
   Aparece un cuadro de diálogo de confirmación.
3. Seleccione Quitar para confirmar.

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Eliminación de grupos de Domo

Puede eliminar grupos de usuarios de Domo en la Configuración del administrador. Debe ser el propietario de un grupo para eliminarlo. Cuando elimina un grupo, todos los miembros del grupo pierden el acceso a las tarjetas y paneles que estaban asignados al grupo. Para eliminar un grupo de Domo, siga estos pasos:

1. En Más > Administrador > Gobernanza > Grupos, marque las casillas de todos los grupos que desee eliminar.
2. En la esquina superior derecha de la ventana, seleccione Eliminar.
3. Seleccione Eliminar para confirmar su decisión.

El grupo se elimina, y los usuarios que eran miembros del grupo ya no pueden acceder al contenido del grupo (a menos que sean miembros de otro grupo con acceso al mismo contenido O que se les haya concedido acceso al mismo contenido en la subpestaña Personas).

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Modificación del nombre y la descripción de un grupo

Use los pasos siguientes para cambiar el nombre y la descripción de un grupo de usuarios en la Configuración del administrador. No necesita ser propietario del grupo para realizar estos cambios.

1. En Más > Administrador > Gobernanza > Grupos, seleccione el nombre del grupo para abrir su vista de detalles.
2. Seleccione el nombre o la descripción del grupo y, a continuación, escriba el nuevo nombre o la nueva descripción del grupo.

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Agregar o quitar propietarios de un grupo

Como propietario de un grupo, puede realizar muchas acciones que no están disponibles para los miembros normales del grupo. Para obtener una lista de estas acciones, consulte la sección Propiedad de grupos de este artículo. Cuando crea un grupo, se le asigna automáticamente como propietario del grupo. Puede cambiar los propietarios actuales, incluido usted mismo, en la vista de detalles del grupo. La propiedad de grupos solo está disponible para los grupos abiertos, cerrados y dinámicos. Para agregar o quitar propietarios de un grupo, siga estos pasos:

1. En Más > Administrador > Gobernanza > Grupos, seleccione el nombre del grupo para abrir su vista de detalles.
2. Pase el cursor sobre el área Propietarios y, a continuación, seleccione Editar.
   
3. En el cuadro de diálogo Establecer propietarios, agregue o quite propietarios según sea necesario.
4. Seleccione Guardar.

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Cambio del tipo de grupo

Como propietario de un grupo abierto, dinámico o ad hoc, puede cambiar el tipo de grupo a abierto, dinámico o cerrado. Si un grupo es cerrado, no puede cambiar el tipo de grupo. No puede cambiar el tipo de grupo de los grupos de directorio o del sistema, pero los grupos de directorio pueden anidarse dentro de grupos dinámicos. Para cambiar el tipo de grupo de un grupo, siga estos pasos:

1. En Más > Administrador > Gobernanza > Grupos, seleccione el nombre del grupo para abrir su vista de detalles.
2. Pase el cursor sobre el área Tipo de grupo y, a continuación, seleccione Editar.
   
3. Seleccione el tipo de grupo que desee. Tenga en cuenta lo siguiente:
   • Cambiar un grupo dinámico a un grupo abierto o cerrado detiene la adición dinámica de usuarios al grupo. En un grupo abierto, cualquier miembro del grupo puede administrar su contenido y su pertenencia.
   • Cambiar un grupo dinámico o abierto a un grupo cerrado es irreversible. Una vez que un grupo es cerrado, permanece cerrado.
   • Cambiar un grupo abierto a un grupo dinámico requiere que establezca los criterios de pertenencia del grupo, como se explica en los pasos 5i a 5vi de la sección Creación de un grupo de este artículo.
   • Puede cambiar un grupo ad hoc a dinámico, abierto o cerrado, pero no puede volver a cambiarlo a ad hoc.
4. Después de haber realizado los cambios, seleccione Guardar.

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Cambio de los criterios de pertenencia de un grupo dinámico

Es posible que necesite actualizar los criterios de pertenencia de un grupo dinámico después de haber creado el grupo. Siga los pasos a continuación para cambiar estos criterios:

1. Acceda a la página Grupos.
2. Seleccione el nombre del grupo de la lista para abrir la vista de detalles del grupo.
3. (Condicional) Para un grupo dinámico, pase el cursor sobre Criterios de pertenencia y seleccione Editar.
   
4. Realice los cambios, como se explica en los pasos 5i a 5vi de Creación de un grupo, más arriba.
5. Haga clic en Guardar cuando haya terminado.

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Cambio de la imagen de perfil del grupo

Puede cambiar la imagen de perfil de su grupo en la vista de detalles del grupo sin tener que volver a pasar por el proceso de creación del grupo. Siga estos pasos:

1. Acceda a la página Grupos.
2. Seleccione el nombre del grupo de la lista para abrir la vista de detalles del grupo.
3. Pase el cursor sobre la imagen de perfil y seleccione Editar cuando se muestre.
   
4. Realice los cambios en la imagen de perfil como se describe en Creación de un grupo, más arriba.